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Archivage électronique des documents comptables

Vous recherchez une solution pour automatiser l’archivage de vos documents comptables en restant dans la légalité ? Vous souhaitez gagner de la place en salle d’archives ou encore retrouver un document rapidement ? Pensez à l’archivage électronique de vos documents comptables.

Chacun de vos documents comptables doit être conservé pendant une durée légale donnée pour chacun d’entre eux. Grâce à la solution d'archivage électronique, le document électronique a la même valeur légale que le document papier, mais la durée de conservation de chacun des documents est automatisée.

Numéria, acteur de la digitalisation, conçoit votre solution d’archivage électronique des documents comptables.

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Archivage légal des différents documents comptables

L'archivage des documents comptables en entreprise est obligatoire. La durée légale de conservation de chaque document est bien précise.

Documents civils et commerciaux 

Les contrats fournisseurs, documents bancaires, doivent être conservés pendant cinq ans. Les pièces justificatives comme les bons de commande, bons de livraisons, factures clients et fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique doivent être conservés dix ans.

Documents et pièces comptables

Les livres (grand livre, livre journal, livre d’inventaire…) et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans.

Documents fiscaux 

Livres, registres, tels que l’impôt sur le revenu, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux, l’impôt sur les sociétés… doivent être conservés six ans 

Documents sociaux 

Le compte annuel doit être conservé dix ans

Pourquoi dématérialiser les documents comptables ?

La dématérialisation de ces documents comptables va permettre de :

  • Gagner de la place
  • Classer, stocker numériquement et retrouver facilement un document
  • Sécuriser l’accès aux documents comptables
  • Distribuer vos documents comptables grâce au coffre-fort électronique

L’archivage électronique des documents comptables et l’archivage légal

L'archivage électronique des documents doit respecter trois principes :

  • L’authenticité des documents : On doit pouvoir identifier la personne qui a créé le document, la date de création du document (horodatage), et le contenu du document.
  • L’intégrité des documents : C’est le fait de pouvoir prouver que le document est authentique, à savoir ni modifié, ni altéré, ni dénaturé. Notre logiciel d’archivage électronique des documents comptables respecte le principe d’intégrité des documents stockés.
  • L’intelligibilité des documents : Ils doivent pouvoir être utilisés au moment de leur ouverture. C’est pour cela que les logiciels d’archivage électronique des documents comptables utilisent le format PDF ou TIFF pour la lecture des documents.

Besoin d'une solution d'archivage électronique de vos documents ? Contactez-nous !

Pourquoi passer à l’archivage électronique de vos documents comptables ?

Gagner de la place dans vos locaux grâce à la numérisation des documents comptables

Les archives papier prennent de la place. Vous souhaitez vous émanciper du besoin de louer un espace pour ces documents archivés ? L’archivage électronique de vos documents comptables va vous permettre de conserver vos documents numérisés tout en conservant leur valeur juridique, grâce à notre logiciel Pro-DIP certifiant la légalité de l’archivage.

Faciliter la recherche de vis documents comptables parmi vos archives

Vous recherchez un document précis ? Recherchez-le par date, par type, par client ou encore par mot-clé depuis notre solution d’archivage des documents Pro-DIP.

En fonction des filtres de recherche avancée désirés, Numéria conçoit sur-mesure votre solution d’archivage électronique des documents.

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