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Coffre-fort RH

 

Le coffre-fort pour bulletins de paie est aussi appelé coffre-fort RH. Ce coffre-fort numérique permet la distribution des bulletins de salaire, documents relatifs au personnel, contrats de travail… Pour un gain de temps considérable. Vous envisagez de mettre en place un coffre-fort RH ? Choisissez Numeria.

Coffre-fort RH : Quelle utilisation ?

Vous utilisez des documents numérisés ? Vous souhaitez faciliter la distribution de vos documents RH numérisés ? Le coffre-fort numérique est très utile dans le domaine des ressources humaines, en particulier.

Le Domaine RH est un domaine dans lequel la gestion administrative est parfois très chronophage, surtout dans les grandes entreprises et les ETI. La mise en place d’un coffre-fort RH va permettre d’automatiser la distribution de documents comme les fiches de paie, les contrats de travail, documents du personnel, convocations AG ou encore lettres d’informations.

Pourquoi mettre en place un coffre-fort RH ?

Se tourner vers un logiciel de coffre-fort RH permet de :

  • Gagner du temps
  • Faire des économies sur l’impression, la mise sous pli et l’envoi de documents papier
  • Réduire son empreinte carbone
  • Mettre en sécurité les documents distribués

Un projet de création de coffre-fort RH ? Contactez-nous !

 

 

Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie ?

L’envoi des bulletins de paie est une tâche mensuelle récurrente qui peut rapidement prendre un temps important. Vous avez un nombre important de salariés ? Vous souhaitez optimiser votre gestion comptable et RH grâce à la transmission de fiches de paie en ligne ? Le coffre-fort RH automatise la distribution de documents réguliers comme les bulletins de salaire.

Pour les salariés, c’est un gage de qualité et de professionnalisme. Ils profitent des nombreux avantages de la dématérialisation de leurs bulletins de salaire :

  • Un accès facilité à leurs bulletins de paie
  • La mise en sécurité de leurs documents contenant des informations personnelles (adresse, statut, rémunération…)
  • L’accès à un seul et même endroit pour le stockage de leurs documents RH
  • La réduction du risque de perte de ces documents (conformes à la durée légale de conservation de 50 ans)

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Comment fonctionne le coffre-fort RH ?

Le coffre-fort RH fonctionne avec un coffre émetteur, appelé coffre-fort employeur, et des coffres récepteurs, ou coffres-forts salariés.

Depuis le coffre-fort émetteur, qui fonctionne avec notre logiciel ProDIP, vous :

  • Emettez des documents (fiche de paie, contrats de travail…)
  • Vérifiez le statut des documents (envoyé, consulté, signé)
  • Triez vos documents par type, statut, date…
  • Retrouvez un document précis en quelques clics

Depuis le coffre-fort récepteur ou coffre-fort salarié, qui fonctionne avec la plateforme MonCoffre, le salarié reçoit les documents qui lui sont spécifiquement adressés. Il peut :

  • Télécharger ses bulletins de salaire
  • Les partager, les imprimer, les exporter
  • Effectuer une recherche sur l’ensemble des fichiers
  • Signer électroniquement les documents

Des données protégées grâce à Numeria

Qu’il s’agisse des données personnelles du salarié ou d’informations sur votre entreprise, l’utilisation d’un coffre-fort RH mis en place par Numeria protège l’ensemble des données figurant sur vos documents, grâce à :

  • Un identifiant et un mot de passe unique pour les utlisateurs
  • Une politique de gestion des données conforme aux normes Européennes
  • Un hébergement en data centers et sur site hautement protégé 24h/24h.

Mettre en place un coffre-fort RH

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